Une enquête réalisée par Wolf Management consultant démontre que 50% du temps passé en réunion est tout à fait inutile. Cela, alors qu’un manager consacrerait selon le cabinet Perfony en moyenne 16 années de sa vie professionnelle aux réunions !
Autre constat inquiétant, d'après une enquête Ifop, pendant les réunions, les cadres lisent ou envoient des emails (51%), travaillent sur d'autres dossiers (49%), lisent ou envoient des SMS (48%). Certains font aussi des dessins (37%), jouent sur leur téléphone (10%), surfent sur les réseaux sociaux (8%), organisent leurs week-end ou vacances (7%) ou encore visitent des sites de rencontre (2%). 1 cadre sur 3 admet même s'être déjà endormi pendant une réunion.
Pourtant, si l’on doit savoir faire l’économie de réunion inutiles, être plus rigoureux dans l’élaboration de l’ordre du jour et la définition de son timing, ou être encore plus sélectif dans le choix des participants, la réunion reste un moyen incontournable de partager de l’information, de se coordonner, de prendre des décisions, de bâtir des plans d’action collectifs, ou de développer la cohésion d’une équipe… quand elles sont bien préparées et menées.
Voici 8 techniques pour rendre plus efficaces et dynamiser vos réunions :
1. Privilégier les « pre read » aux exposés fastidieux.
- On lit plus vite que l’on ne parle. Gagnez donc du temps en invitant les participants à lire en amont des réunions les présentations sur lesquelles vous souhaitez que le groupe échange ou prenne des décisions. Simple et terriblement efficace.
2. Règle des deux pizzas.
- Jeff Bezos, PDG d’Amazon, met un point d’honneur à éviter les réunions inutiles. Lorsqu’une réunion est nécessaire, il a une astuce qui augmente sa productivité et son utilité. Il l’appelle la « règle des deux pizzas » basée sur l’idée que plus il y aura de participants, moins la réunion sera productive. La solution ? Ne jamais organiser une réunion où deux pizzas ne suffiraient pas à rassasier tout le monde.
- Un critère de sélection ? Tous les participants doivent contribuer à la réunion. S’ils ne sont là que pour écouter et obtenir des informations, mettez-les simplement en copie du compte rendu de la réunion.
3. Démarrez par un tour d’inclusion.
- Organisez au début de la réunion un rapide tour de table où chacun communiquera aux autres en moins d’une minute ce qui retient votre attention en ce moment, son état d’esprit, son « mood ». L’animateur peut ainsi demander : « En 1 minute, quelle est votre météo du moment ? »
- Objectif ? En exprimant ce qui vous distrait, vous vous donnez les moyens d’être plus présent dans la réunion et donnez des clés aux autres membres de l’équipe pour décoder vos comportements.
4. Pratiquez le stand up meeting.
- Les études publiées il y a près de vingt ans dans le Journal of Applied Psychology, montrent que les stand-up meeting prennent 34% moins de temps et produisent le même résultat qu’une réunion assise.
- Le stand up meeting est une pratique au coeur du lean management et des méthodes agiles. Bien mené, il permet d’avoir une vision générale de l’avancée de chacun, mais aussi de faire ressortir les problèmes rencontrés et d’identifier les pistes de solution.
5. Utilisez les outils digitaux.
- Rien de tel que des outils comme Mentimeter, Kahoot ou Klaxoon pour favoriser l’interaction, et dynamiser vos réunions. Ils vous permettent via vos smartphone, tablettes ou ordinateur de :
- Réaliser des brainstorming digitaux.
- Faire des sondages ou votes pour évaluer des solutions.
- Réaliser des quiz pour vous assurer que les gens ont bien compris vos messages.
6. Adoptez les principes de « la réunion déléguée »
- La grande majorité des réunions est pilotée par une personne qui, outre le fait de participer, centralise de nombreuses fonctions comme la gestion du temps, l’animation, la prise de décisions, et bien d’autres encore...
- La réunion déléguée décrit un autre processus de conduite de réunions, où les fonctions contribuant à son efficacité ne sont pas détenues par une seule personne mais déléguées entre ses membres.
- Outre les rôles classiques de « facilitateur-animateur » et de « gardien du temps », la réunion déléguée introduit des rôles comme le « pousse décision » qui doit provoquer les décisions et les enregistrer dans un relévé de décision ou « l’entraineur coach » qui a vocation, en fin de réunion généralement, à proposer des pistes d’amélioration en termes de processus et de postures aux membres de la réunion.
7. Libérez les prises d’initiatives et favoriser l’innovation
- Les décisions prises en groupe favorisent souvent une forme de conservatisme et un excès de prudence.
- Quand un de ses membres soumet une idée nouvelle, un changement de process, il est fréquent qu’il soit fortement et stoppé dans son élan réformateur.
- Pour lutter contre cette inertie naturelle, posez systématiquement la question suivante aux détracteurs des idées nouvelles : Avez-vous en votre possession des faits et éléments objectifs qui vous permettent de penser de façon certaine que l’idée proposée provoquera plus de problèmes que n’apportera de bénéfices ?
- Respectez en quelque sorte le droit français : la charge de la preuve s’impose à celui qui accuse.
8. Evaluez vos réunions pour progresser avec le ROTI (Return On Time Invested).
- Evaluez le retour sur le temps investi, à la fin d'une réunion, sur une échelle de 1 à 5 en faisant voter chaque participant à main levée.
- 5 doigts : Excellente. Ça valait bien plus que le temps qu'on y a passé,
- 4 doigts : Bonne. J'ai gagné plus que le temps que j'y ai passé,
- 3 doigts : Juste Moyenne. Je n'ai pas perdu mon temps, sans plus,
- 2 doigts : Utile mais ça ne valait pas à 100% le temps que j'y ai passé,
- 1 doigt : Inutile. Je n'ai rien gagné, rien appris.
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